El correo electrónico, debido a la gran cantidad de ventajas sobre las cartas en papel, se ha convertido durante mucho tiempo en uno de los principales tipos de comunicación. Sin embargo, como muchas otras innovaciones tecnológicas, este tipo de comunicación tiene sus propias reglas. A pesar de que la comunicación a través del correo de Internet se ha convertido en una parte integral de muchas áreas de la vida, la mayoría de los usuarios no podrán responder a la pregunta de cuáles son los componentes de un correo electrónico.
Estructura del correo electrónico desde el punto de vista del usuario
Los mensajes de correo electrónico son similares y muy diferentes de las cartas en papel familiares para la generación anterior. Pero independientemente del servicio de correo electrónico, la estructura del correo electrónico es siempre la misma. Enumeremos los componentes de un correo electrónico, describiendo brevemente cada uno de ellos:
- Campo "Para". Este campo contiene la dirección del destinatario. Si hay varios destinatarios, sepárelos con un punto y coma.
- El campo "Asunto". En muchos servicios de correo, se considera obligatorio. Y será más fácil para los usuarios encontrar la letra si el asunto está correctamente indicado en ella.
- El cuerpo de la carta. El cuerpo del correo electrónico contiene el texto principal.
Componentes de correo electrónico ocultos
Hemos visto la estructura visible de la carta. Pero además de los elementos visibles a simple vista, los siguientes campos también se pueden atribuir a los componentes de un correo electrónico:
- de quién (este campo se rellena automáticamente);
- copia (además del destinatario principal, se envía una copia de la carta a otra persona);
- copia oculta (se utiliza si es necesario enviar una copia de la carta sin informar al destinatario principal);
- archivos adjuntos.
Componentes de correo electrónico desde un punto de vista técnico
Desde un punto de vista técnico, cualquier correo electrónico también incluye los siguientes componentes:
- Encabezados, o, como también se les llama, sobres del protocolo SMTP. Estos encabezados pueden o no estar incluidos en el cuerpo del correo electrónico. Es decir, es posible una situación en la que el servidor de correo tiene más información de la que se indica en el cuerpo del mensaje. El encabezado contiene las direcciones del remitente, los destinatarios y la dirección del host de envío.
- El mensaje en sí, que está en el idioma de los protocolos SMTPllamado Datos. Este, a su vez, se subdivide en:
- encabezado de la carta: por analogía con el correo en papel, contiene datos sobre los servidores de correo por los que pasó la carta y alguna otra información;
- el cuerpo de la carta - el texto de la carta misma.
Estructura de correo electrónico para correspondencia comercial
Si hasta ahora hemos estado hablando de la estructura de un correo electrónico desde un punto de vista técnico, ahora veamos los elementos de un correo electrónico bien escrito para la correspondencia comercial, porque toda empresa que se precie trata de cumplir con los estándares de comunicación generalmente aceptados.
Aunque existe una gran cantidad de clasificaciones diferentes de mensajes electrónicos, se dividen en dos grupos según la estructura de diseño. El primer grupo son las cartas de comunicación, se utilizan en el curso del trabajo. El segundo son cartas de acuerdo: mensajes que resumen la reunión, indican los plazos para la finalización del trabajo y otros aspectos importantes para aclarar las acciones requeridas de cada una de las partes.
Vamos a enumerar los componentes de cada tipo de correo electrónico por separado.
Carta-comunicación
Su estructura debe incluir:
- El asunto del correo electrónico. En este campo, es mejor indicar exactamente lo que espera del anfitrión, como acordar un horario de reunión, una lista de temas a considerar, etc.
- Saludos. Incluso si se planea enviar la carta a varias personas,la ética de la comunicación empresarial implica el saludo obligatorio de los destinatarios.
- Contenido del mensaje. El texto real del correo electrónico, que describe la solicitud de la forma más específica posible.
- Firma corporativa. Un punto que mucha gente olvida. Una plantilla de firma correctamente redactada incluye el nombre completo y el cargo del autor, su información de contacto (número de teléfono, enlaces al sitio web de la empresa, correo electrónico, etc.). La firma puede variar dependiendo de las normas y reglamentos adoptados por la organización.
- Campos "Para" y "Cc". Se enumeran en último lugar por una razón: al completarlos en último lugar, excluirá la posibilidad de enviar un mensaje incompleto o no verificado.
Carta de acuerdo
Como se mencionó anteriormente, este tipo de mensaje electrónico se utiliza para resumir los resultados de la reunión, indicar el plan de acción para cada parte y fijar plazos. Tales cartas son una especie de "protocolo" de reuniones y le permiten estructurar convenientemente la información. Una carta de este tipo se construye según el plan:
- Saludos. Si el número de participantes en la reunión resumidos en la carta era pequeño, puede enumerar a todos por nombre o utilizar un tipo de saludo generalizado.
- Repita el propósito de la reunión, cuyos resultados se resumen en la carta.
- Lista de temas que se discutieron durante la reunión. Para cada tema se indican los acuerdos, decisiones y plazos de implementación.
- Lista de problemas que no requieren una solución urgente, pero que no deben pasarse por alto.
- Aclarar la opinión de los participantes de la reunión: ¿se tiene todo en cuenta?
- Firma de la plantilla.
