La mayoría de los usuarios comunes trabajan con correo electrónico directamente en el sitio. La funcionalidad que proporciona es suficiente para crear y recibir correos electrónicos. Pero, ¿qué sucede si necesita enviar la misma carta a una gran cantidad de personas, necesita enviar un mensaje determinado en un momento específico, continuar enviando cartas sin la participación de una persona mientras está tomando el sol en la playa de vacaciones? En tales casos, todo tipo de programas y servicios para el envío automático de correos vienen al rescate. Se diferencian en funcionalidad, pago/gratuito, características de trabajo y muchos otros factores, pero lo que los une es que no necesitan la presencia constante de una persona para trabajar. Los correos electrónicos se pueden enviar las 24 horas del día con diferentes intervalos ajustables.
¿Por qué necesitamos boletines?
La opinión de que el sitio web es la principal y más efectiva herramienta de marketing está lejos de la verdad. La mayoría de los compradores de un producto o servicio en un solovisitar una página web aún no está listo para tomar una decisión de compra. Las razones pueden ser diferentes, y no en último lugar es el olvido banal. Los clientes simplemente no recuerdan haber visto algo que les llamó la atención. Algunos compradores potenciales tienen que recordarse repetidamente a sí mismos hasta que finalmente hacen una compra. Y el correo electrónico automático enviado sirve como recordatorio.
Posibilidades de clientes y servicios de correo electrónico
Hay muchos programas y servicios para el envío automático de correspondencia, tanto de pago como gratuitos. Su funcionalidad no se limita a enviar cartas sin intervención humana, sus capacidades son mucho más amplias:
- Antes del envío masivo, la eficacia de las cartas se puede probar en un grupo seleccionado de usuarios mediante el estudio de las estadísticas de envío y entrega de estas cartas, la actividad de los clientes después de recibirlas.
- Los servicios le permiten actualizar periódicamente la lista de suscriptores mediante el procesamiento de mensajes de servicio sobre errores de entrega. Por lo tanto, los recursos del sistema no se desperdician en envíos inútiles a direcciones que ya no existen.
- Los datos estadísticos sobre clics en enlaces en correos electrónicos ayudarán a evaluar la eficacia de una campaña publicitaria.
- La tecnología integrada para determinar la ubicación de los suscriptores le permitirá seleccionar las letras para el envío según la ubicación geográfica.
- La base para enviar cartas se puede reponer de varias formas automáticas, por ejemplo, escaneandositios en la web.
También se configuran las respuestas automáticas a las cartas. Esto será útil, por ejemplo, al salir. La persona que la escribió puede ser informada de que la carta ha sido recibida, pero la respuesta a la misma será devuelta después de algún tiempo. Si ha habido un cambio en la dirección de correo electrónico, es muy fácil recibir el correo enviado a la dirección anterior: simplemente configure el reenvío. Pero, ¿cómo informar a todos los que escriben que la dirección anterior ya no es relevante y que la próxima vez es mejor escribir directamente a otra? Y la escritura automática ayudará con esto.
Dichos programas suelen tener plantillas de letras típicas que se pueden modificar fácilmente para adaptarlas a sus necesidades. Gracias a todo esto, el envío automático le permite promocionar bienes y servicios con un mínimo de tiempo y dinero gastado en publicidad, procesamiento y análisis de la correspondencia.
¿Enviar qué?
Las cartas más populares son saludos (por ejemplo, después de registrarse en el recurso) y agradecimiento (por ejemplo, por un pedido perfecto o una cooperación a largo plazo con una empresa).
Los saludos son las cartas más leídas. La gente está acostumbrada a verlos, la mayoría los abre en busca de alguna información útil o interesante.
Las cartas de agradecimiento pueden contener información sobre el pedido, el método de entrega, varias promociones y descuentos para clientes habituales. Todo esto atrae a la gente, y tales cartas, por regla general, también se leen o al menos se miran casualmente.
La escritura automática puedeofrecer productos relacionados con los que una persona ha adquirido, o en los que se interesó. Las cartas le permitirán felicitar, por ejemplo, feliz cumpleaños, haciendo una oferta ventajosa individual.
Para trabajar con problemas complejos de los clientes, por supuesto, ya se necesitarán especialistas. Pero los problemas más simples, gracias a las cartas automáticas, se pueden resolver las 24 horas y todos los días cuando los usuarios los necesitan.
Entre toda la variedad de programas y servicios, el programa Outlook de Microsoft es bien conocido, por lo que los métodos para crear listas de correo, respuestas automáticas y reenvío de ciertas cartas a otras direcciones se considerarán usando su ejemplo.
Boletín
Para enviar una carta a un gran grupo de personas, no es necesario agregarlas manualmente a la lista de correo cada vez. Para hacer esto, puede crear una lista de correo. En la pestaña "principal" del programa, debe seleccionar el elemento "crear un grupo de contactos", luego especificar un nombre para este grupo y agregarle miembros. La lista de participantes y el nombre del grupo, si es necesario, se editan o eliminan por completo. El mismo contacto se puede incluir en un número arbitrariamente grande de grupos de usuarios a los que se realizará el envío automático de correos. Esto ahorra mucho tiempo.
Escritura automática: cómo hacerlo
A veces es necesario enviar una carta automática en un tiempo estrictamente definido, y en ausencia del propio remitente en la computadora. El envío automático de correos electrónicos en Outlook le permite hacer precisamente eso. Deberías escribir una carta normal.adjunte los archivos que desee, especifique los destinatarios o la lista de correo y luego vaya a la sección del menú "opciones". Más adelante en esta sección, se selecciona el elemento "entrega retrasada" y luego - "no entregar hasta". Luego se configuran todos los parámetros necesarios, incluyendo la fecha y hora de envío de la carta, la presencia o ausencia de notificaciones de entrega y lectura, etc.
Después de especificar todos los datos necesarios, envíe un correo electrónico. Se guardará en la carpeta de cartas enviadas, pero en realidad irá al destinatario solo en el día y la hora especificados. Es importante que en este momento la computadora esté encendida, el programa se esté ejecutando y también haya una conexión a Internet. Si estas condiciones no se crearon en el momento adecuado, el envío automático de cartas se producirá en el momento en que finalmente se cumplan. No es muy conveniente, pero no hay nada que puedas hacer al respecto.
Reenviar automáticamente correos electrónicos de Outlook
Hay dos formas de enviar cartas del primer destinatario a otros: reenvío y redirección. Las cartas reenviadas se distinguen por la presencia de la abreviatura FW en el asunto, y el destinatario ve desde qué dirección se envió originalmente la carta y desde cuál se le reenvió más tarde. La redirección no es perceptible para el destinatario, ve la carta como enviada por el primer remitente.
Control de reenvío
Puede configurar el reenvío de absolutamente todos los mensajes o crear reglas que rijan qué y cuándo se debe reenviar. En este caso, los mensajes reenviados se almacenan en la carpeta"Bandeja de entrada". El programa analiza la carta enviada y, si cumple las condiciones especificadas en las reglas, realiza la acción especificada por esta regla. Esto puede ser no solo el reenvío automático de cartas o una respuesta a ellas, sino también cambiarlas a una carpeta específica, es decir, clasificarlas, eliminarlas, etc.
Para crear reglas para procesar la correspondencia entrante, debe seleccionar el elemento "reglas" en la pestaña principal del programa. Además, en el menú "administrar reglas y alertas", los algoritmos para procesar las cartas recibidas ya están directamente configurados.
Reenviar denegar
Algunos correos electrónicos no se pueden reenviar; esto sucede cuando el remitente coloca protección en el correo que envía, evitando que el destinatario comparta esta información con nadie más. Dicha restricción solo la elimina el remitente, el destinatario no podrá hacer esto de ninguna manera.
También en las empresas, el administrador del sistema puede establecer sus propias reglas que restrinjan o prohíban el reenvío completo de cartas fuera de la red de la empresa y, en ocasiones, incluso dentro de ella. Esto se hace para proteger la información corporativa.
Respuestas automáticas
Si el destinatario está ausente debido a un viaje de negocios, vacaciones, enfermedad o por alguna otra razón, se pueden configurar respuestas automáticas a las cartas. Si el correo está ubicado en un servicio de correo corporativo, entonces también puede crear diferentes respuestas a las cartas provenientes de otros empleados de la empresa y a las recibidas desde el exterior.
Para habilitar esta función, en el menú del programa en la sección "archivo", seleccione el elemento "respuestas automáticas", donde debe seleccionar "enviar respuestas automáticas". En esta sección se redacta el texto de las cartas y se indica el plazo durante el cual se enviarán estas respuestas. Si el usuario está en línea antes del final de este período, se le pedirá que deshabilite la función.
Durante el período de validez de las respuestas automáticas, puede establecer reglas de procesamiento de correo, por ejemplo, para reenviarlos a otros empleados de la empresa que pueden resolver los problemas que hayan surgido, etc.
La ayuda detallada está disponible en el programa, así como información sobre herramientas para ayudar a evitar errores comunes al trabajar con él.
