XYZ no es lo que podría pensar un amante de las siglas. Es una herramienta similar a una regla de cálculo. Un dispositivo simple durante mucho tiempo hizo la vida más fácil para aquellos que aman las matemáticas y aquellos que no las soportan. El análisis XYZ es un ejemplo de un método que ahorra tiempo. Y el tiempo es dinero.
Al dinero le encanta contar y analizar
Hay muchos proverbios sobre el dinero. Parece que les encanta contar. Parece que les gusta el silencio. No hay refranes que digan que el dinero se relaciona con el análisis de la misma manera que con el silencio y el conteo. Pero algún día sin duda lo será.
Porque el dinero es como las plantas que crecen bien cuando están bien cuidadas. Y esto significa actuar en base al análisis de muchos factores. ¿Cómo es el suelo? ¿Agrio o calcáreo? ¿Qué fertilizante se debe aplicar? Un jardinero analiza decenas de factores antes de tomar una decisión.
Pero algunos empresarios serían malos jardineros si su dinero se convirtiera en zanahorias o repollos, y sus oficinas y almacenes en canteros. Porque confían más en la suerte y la intuición. Y el análisis… bueno, ¿qué es el análisis? Las cosas van cuesta arriba, así que está claro que todo está bien. Y no, no lo hacedestino.
Mientras tanto, un hombre que confiaba en las leyes del dinero como un jardinero en las leyes de la producción de cultivos, ya había creado un principio que podría ayudar tanto a la suerte como a la intuición. Su nombre era Pareto.
La regla descubierta, olvidada y recordada
Vilfredo Pareto era italiano. A la edad de sesenta años, había hecho mucho. Estudió filosofía, sociología, ingeniería mecánica y economía.
Él descubrió el patrón, que ahora se llama el "principio de Pareto". Es cierto que lo descubrió en 1906, y la regla recibió su nombre solo en 1941. Quizás esto no fue un descubrimiento, al igual que el principio de herencia formulado por el monje no lo fue. Mendel simplemente contó el número de guisantes amarillos en el huerto de guisantes de su monasterio.
Monk Mendel se convirtió en el padre de la genética sin saberlo. No tuve tiempo de averiguar sobre mi paternidad y Pareto. Pero los analistas de hoy están usando su fórmula 20/80 con poder y fuerza.
Solo 2 números. Pero sin ellos no habría ejemplos de análisis ABC XYZ.
Un poco sobre patrones
La regla formulada por Pareto es sin duda la operación de alguna ley de la naturaleza. Es probable que esta ley aún no se haya descubierto. Cuando esto suceda, Pareto será recordado nuevamente.
Alguien Fibonacci, también italiano, descubrió una serie de números basados en la reproducción de los conejos. Nombrado en su honor, todavía encuentra su presencia en varias áreas de la naturaleza. Le obedecen las proporciones de células de piña, pétalos de flores y espirales de conchas de moluscos. que leyse encuentra en la base de estos fenómenos, tan lejos de la reproducción de los conejos, se desconoce. Adiós.
Este es el principio de Pareto. Fue formulado para la relación entre la cantidad de riqueza y el número de personas que poseen riqueza. Resultó que el 20 por ciento de la población en Italia posee el 80 por ciento de la riqueza, mientras que el 80 por ciento restante de la población se contenta con el 20 por ciento restante.
Es curioso que, como Mendel, empezara con guisantes. Como si quitara la cosecha del jardín y comenzara a contar. El 80 por ciento de los guisantes estaban en el 20 por ciento de las vainas. ¿Cómo podría pensar que al hacerlo establece un ejemplo de análisis ABC xyz para futuros analistas?
Resultó que la proporción mágica funciona no solo para los guisantes y la proporción de ricos y pobres. Opera en la política, la sociología, la tecnología informática. Es un pecado no usarlo en los negocios. Sobre todo porque estaba destinado a él.
ABC. Iniciar análisis
El principio 20/80 formó con éxito la base para analizar el estado de varios factores comerciales. Las tres primeras letras del alfabeto, ABC, que se convirtió en el nombre del método, simbolizan la secuencia del proceso de análisis.
La primera letra indica la necesidad de seleccionar un objeto para el análisis. Pueden ser grupos de productos, proveedores o clientes: todo lo que se pueda caracterizar por el dinero.
La segunda letra dice que si se selecciona el objeto, es necesario determinar las características para la comparación. Aquellos para los que el dinero es una unidad de medida. Puede seleccionar ingresos, ingresos o costos para este propósito. Cualquier cosa.
La tercera letra significa la última acción del análisis: separaciónobjetos en tres grupos. El primer grupo incluirá objetos que suman el 80% del parámetro. En la segunda y tercera, las que en total darán el 20%. La segunda se divide en dos partes más: una grande, con el 15% de la suma del parámetro, y otra más pequeña, que da el 5% restante.
Estos tres grupos también se denotan con las letras A, B y C. Si, por ejemplo, se analizan los ingresos por la venta de bienes, entonces el grupo A incluirá aquellos que dieron el 80% de los ingresos. El grupo B estará representado por un surtido que trajo el 15% de las ventas totales al cajero. El 5% restante se repartirá entre los productos del último grupo.
"Todo eso está bien", dirá el analista novato, "pero ¿dónde está el ejemplo del análisis XYZ anunciado al principio?"
Un poco de paciencia. Un poco más sobre ABC
Si ignoramos los números, todo el análisis se reduce al desglose de los bienes en grupos. El primer grupo aporta los principales ingresos. El segundo - la mayor parte del resto. El tercero se destina a bienes que no significan casi nada para la empresa. ¿Y es todo? Sí.
ABC hizo lo principal: hizo posible que los árboles vieran el bosque. De una lista de mil bienes, seleccionó los principales, prometedores y sin valor. Qué hacer con estos datos depende del cliente del análisis. Aumentar la compra de unos, liberar el almacén de otros, o abandonar por completo el tercero depende de muchos otros factores.
Pero esto claramente no es suficiente para un análisis completo. Además, la fiabilidad de los datos obtenidos es mayor cuanto mayor sea el período considerado. Como regla general, esto es seis meses o un año. Y debe responder a los cambios con más frecuencia.
Aquíaquí es donde entra XYZ. En el ejemplo de cálculo del análisis XYZ.
Segundo par de botas
Un autor comparó ingeniosamente ambos análisis con un par de botas. Las botas se pueden usar de una en una, pero es mejor si se usan las dos al mismo tiempo. XYZ analiza los mismos productos pero desde un ángulo diferente.
Por analogía con su predecesor, también divide los bienes en 3 grupos, que se denotan por X, Y y Z. Pero el principio de división aquí es diferente. El peso, la importancia de los bienes en el ingreso total no juega aquí ningún papel. Ya vienen definidas en el análisis anterior.
El parámetro por el cual se produce la agrupación se llama de manera compleja: el coeficiente de variación. Sin entrar en los detalles matemáticos de la desviación estándar, se puede definir como la dispersión de datos alrededor de algún valor promedio.
Los datos pueden ser los mismos ingresos, ingresos, facturación que en el caso anterior. Su elección se determina según el propósito del análisis. El algoritmo para realizar el análisis es casi el mismo que el utilizado para ABC.
Ejemplo de análisis XYZ
Dado que el período de análisis y la lista de gama de productos ya se han generado, se recomiendan los siguientes pasos:
- Dividir el período en componentes. Mensual o semanal dependiendo del propósito del análisis.
- En cada línea, determine el valor promedio de los datos para las columnas del período.
- Obtener la desviación de datos de la media.
- Determina los coeficientes de variación línea por línea.
- Ordenar el rango de grupos de productos por coeficiente.
- Determina el grupo al que pertenecemercancía.
El resultado es una tabla con las fluctuaciones mensuales (variaciones) de las desviaciones de las ventas respecto al valor promedio de todo el período. Por cierto, esta tabla es un ejemplo de análisis XYZ en Excel
Los productos con la desviación más pequeña del volumen de ventas promedio del período cayeron en el grupo X. Por lo tanto, la demanda de ellos es estable y no está sujeta a fluctuaciones. Por lo tanto, pueden colocarse sobre el mostrador, descargando la capacidad de almacenamiento.
El grupo Z contiene bienes cuya demanda fluctúa cerca de cero. Sus acciones deberían reducirse, o tal vez cambiarse al comercio de pedidos.
El criterio para asignar un producto a un grupo particular aquí no es el principio de Pareto, sino un rango arbitrario de valores del coeficiente de variación:
- X (alta estabilidad de ventas) hasta 10%;
- Y (demanda volátil) 11% a 25%;
- Z (demanda aleatoria e impredecible) superior al 25%.
Los porcentajes del criterio pueden variar según las condiciones específicas. Si el criterio cambiara en el rango de 15, 35, más de 35, la tabla se vería diferente:
A simple vista, puede ver cómo el grupo X aumentó y el grupo Y disminuyó debido a la expansión del rango de estabilidad. Para realizar un ejemplo de cálculo de análisis XYZ en Excel, simplemente cambie la fórmula en el columna "grupo".
Combinando resultados
Es hora de juntar ambos análisis. Esto a veces se denomina "análisis ABC - XYZ". A continuación se muestra un ejemplo de análisis ABC XYZ en Excel.
La columna "Grupo XYZ" muestra un ejemplo de análisis de surtido XYZ.
AX Group representa los mejores productos que ocupan el lugar principal en la generación de ganancias. Su participación es mayor que la de todos los demás, y tienen una demanda constante y constante.
Todo lo contrario - grupo CZ. Estos son elementos problemáticos que a menudo son un lastre y requieren soluciones separadas.
Ahora imagine que todos estos cálculos deben hacerse no sobre una docena de bienes, sino sobre decenas de miles. Pero los días de Pareto terminaron y no hay casi nada que hacer con las manos.
Excel al rescate. Y no solo
La manera más fácil de hacer este tipo de análisis es en el viejo Excel. Originalmente estaba destinado a procesar información tabular. La mayor dificultad es ingresar información primaria.
En nuestro caso, esta es una lista de productos y volúmenes de ventas. Pero casi cualquier programa de contabilidad tiene la capacidad de exportar datos, por lo que solo queda que una persona formule correctamente la tarea e interprete la información recibida.
Hay otros programas. Por ejemplo, "Análisis de ventas ABC 1.0". Le permite crear hasta 20 informes para cualquier parámetro involucrado en el algoritmo.
Existe "1C:Enterprise 8", en la que el análisis es la base de la contabilidad de gestión.
Finalmente, hay calculadoras en línea.
Límites XYZ
No importa cuán perfecta sea esta o aquella herramienta, tiene limitaciones y desventajas. Para los métodos de análisis considerados, las desventajas son:
- número limitado de niveles de clasificación;
- el objeto en cuestión debe estar presente en todos los períodos de análisis;
- unidimensionalidad de cada informe individual.
- análisis incorrecto con dinámica cambiante.
La limitación de los niveles de clasificación es que tres rangos no son suficientes para obtener conclusiones correctas.
La ausencia de un objeto en al menos un período de informe hace que el análisis no tenga sentido. Por ejemplo, en algún mes no se entregaron las mercancías.
La unidimensionalidad se expresa en el hecho de que el análisis solo es posible según un parámetro, y casi siempre es pequeño.
Las restricciones al cambio constante en la dinámica conducirán al hecho de que un producto de venta estable con un precio creciente en cada período caerá en el grupo de bienes inestables.
Parte del efecto de la última restricción puede verse en el análisis XYZ del rango de productos cuando el rango de estabilidad ha cambiado.
Otros métodos de análisis
Las desventajas y limitaciones de los métodos considerados pueden resolverse en parte mediante la presencia de otros tipos de análisis. Por ejemplo, "Wikipedia" tiene al menos 3 tipos más:
- RMF;
- VEN;
- RFM.
Cada uno de ellos resuelve algunos de sus propios problemas y responde preguntas que otros no pueden resolver.
Piensa, cuenta, analiza y haz preguntas.
