Los sistemas de evaluación del desempeño del personal basados en KPI están ganando cada vez más popularidad en Rusia. Las principales ventajas de tales mecanismos están en el reflejo racional de las actividades de las empresas.
KPI: qué es
KPI (KPI) es una abreviatura en inglés de "indicadores clave de rendimiento", en ruso se conoce como KPI: indicadores clave de rendimiento (a veces, parámetros). Pero en el sonido extranjero original se usa como norma. KPI es un sistema que permite evaluar el desempeño de los empleados de la empresa para lograr objetivos (estratégicos y tácticos).
"Indicadores clave" permiten a la empresa analizar la calidad de su estructura, el potencial en la solución de problemas. Sobre la base de KPI, también se forma un sistema de gestión de objetivos. Este es el factor más importante: si no hay señales de apuntar a los indicadores de desempeño, entonces no hay nada que aplicar a los “indicadores clave”. La dirección por objetivos y los KPI son, pues, dos fenómenos interrelacionados. El primero implica, en primer lugar, pronosticar los resultados del trabajo, así como planificar cómo se lograrán estos resultados.
¿A quién se le ocurrió el KPI?
La historia no da una respuesta inequívoca a esta pregunta, sin embargopuede ver cómo la gerencia mundial entendió los KPI, qué son y por qué son útiles. A finales del siglo XIX y principios del XX, el sociólogo Max Weber determinó que existen dos formas de evaluar el trabajo de los empleados: la denominada “sultán” y la meritocrática. Según el primero, el jefe ("sultán"), según su propio criterio, evaluaba qué tan bien una persona cumple con sus deberes. El comienzo racional aquí juega un papel secundario, lo principal es una percepción puramente emocional del trabajo de un subordinado.
El método meritocrático es cuando los resultados del trabajo son evaluados por logros reales, con la participación de mecanismos objetivos de medición. Este enfoque fue adaptado por los teóricos de la gestión en los países occidentales y cristalizó gradualmente en lo que conocemos como el sistema KPI. Los trabajos de Peter Drucker, que se considera que convirtió la gestión en una disciplina científica, desempeñaron un papel importante en la sistematización de la evaluación racional del desempeño del personal. Los conceptos del científico afirman directamente que hay objetivos, pero hay una evaluación del grado de su logro a través de indicadores clave de desempeño.
Beneficios de KPI
El principal lado positivo del sistema KPI es la presencia de un mecanismo para evaluar el trabajo y el trabajo de la empresa en su conjunto que es transparente para todos los empleados de la empresa. Esto permite a las autoridades evaluar el desempeño de todas las estructuras subordinadas en tiempo real, predecir cómo se resolverán las tareas y se lograrán los objetivos. La siguiente ventaja de KPI es que la gerencia tiene una herramienta para ajustar el trabajo de los subordinados si los resultados actuales se quedan atrás.de lo planificado.
Si, por ejemplo, la medición del desempeño en la primera mitad del año revela que ciertos parámetros de desempeño no son lo suficientemente altos, se realizan talleres para identificar las razones y alentar a los empleados a desempeñarse mejor después de los próximos seis meses. Otro lado positivo de KPI es la retroalimentación entre el especialista y el gerente. El primero recibirá no solo instrucciones y, a veces, quisquillosos aparentemente sesgados, sino también comentarios bien fundados, el segundo mejorará el desempeño al especificar errores y deficiencias en el trabajo realizado por el subordinado.
Contras de KPI
Los resultados de las evaluaciones en el marco de los KPI (indicadores de desempeño como tales) no pueden interpretarse del todo correctamente, y este es el principal inconveniente de este sistema. Como regla general, la probabilidad de ocurrencia de tal problema es menor, cuanto más atención se presta en la etapa de formación de criterios sobre cómo evaluar los parámetros de rendimiento. Otro inconveniente de KPI es que las empresas tendrán que gastar muchos recursos para implementar este sistema (calculado, por regla general, en tiempo, mano de obra y finanzas). Hablamos, por supuesto, de trabajar los parámetros clave de la eficacia del nivel adecuado de elaboración. Existe la posibilidad de que sea necesario llevar a cabo una capacitación a gran escala de los empleados: especialistas, con miras a cambiar las tareas y, por lo tanto, las condiciones de trabajo, mientras que la gerencia tendrá que dominar nuevos métodos para evaluar el trabajo de los subordinados. Es posible que la empresa no esté lista para darle al equipo más tiempo para dominarinnovaciones.
Detalles de implementación de KPI
La tarea principal al implementar un sistema KPI ("desde cero") es evitar actitudes negativas hacia él por parte de los empleados. Por lo tanto, la dirección de la empresa necesita transmitir claramente el significado y los beneficios prácticos de las innovaciones a cada uno de los subordinados, cuyo trabajo está sujeto a una posterior evaluación de la eficacia. El mejor método aquí, según algunos expertos en el campo de los recursos humanos, es una presentación individual, una explicación a los especialistas en puestos específicos: KPI: qué son y por qué implementar este sistema en una empresa.
Sería un error imponer incondicionalmente parámetros de eficiencia por orden, pero el paso necesario es una apelación de los altos funcionarios de la empresa. Si, por ejemplo, un gerente de línea informa a los subordinados de su departamento sobre la implementación inminente de KPI, esta información también debe ser confirmada por el CEO. El especialista debe comprender que el sistema de indicadores clave de desempeño no es un invento del jefe, sino un elemento de la política estratégica de toda la empresa.
Tiempo óptimo para la implementación de KPI
Existe la opinión entre los expertos de que los indicadores KPI, si estamos hablando de un sistema, deben implementarse simultáneamente en todos los niveles de gestión de la empresa, desde los especialistas ordinarios hasta los altos directivos. De acuerdo con este punto de vista, el tiempo de implementación de los indicadores clave de desempeño no puede extenderse en el tiempo: el sistema comienza a funcionar de inmediato. La única pregunta es cómo elegir de manera óptima el momento de su lanzamiento. Hay un punto de vista de que basta con notificarempleados sobre el inicio de KPI en unos tres meses. Esto es suficiente para que el personal de la empresa estudie los detalles de la futura evaluación de la eficacia de su trabajo.
También existe la tesis de que durante algún tiempo KPI puede funcionar en paralelo con el sistema de pago anterior. Dependiendo del grado de liberalismo de las autoridades, el trabajador podrá elegir bajo qué esquema se le pagará. Puede motivar completamente a una persona para que trabaje de acuerdo con el nuevo KPI a través de bonificaciones y bonificaciones, cuyas condiciones para recibir se detallarán claramente en los parámetros clave.
Etapas de creación de un sistema KPI
En realidad, como tal, la introducción de mecanismos KPI está precedida por varias etapas de trabajo preparatorio. En primer lugar, es el período asociado a la formulación de los objetivos estratégicos que se fijan para la empresa. Como parte de la misma etapa de trabajo, el concepto general se divide en áreas tácticas, cuya efectividad se medirá. En segundo lugar, es el desarrollo de indicadores clave de rendimiento, la definición de su esencia. En tercer lugar, este es un trabajo sobre la distribución de poderes oficiales relacionados con la implementación del sistema, de modo que cada persona a cargo haga una pregunta como "KPI: ¿qué son?"
Por lo tanto, todos los indicadores se asignarán a personas específicas (divisiones) de la empresa. En cuarto lugar, es posible que sea necesario ajustar los procesos comerciales actuales (si la estrategia actualizada lo requiere). Quinto, es el desarrollo de un nuevo sistema de motivación.empleados, creando fórmulas de nómina basadas en nuevos criterios. Después de completar todos los procedimientos especificados, puede iniciar el sistema KPI.
Requisitos de KPI
Como se mencionó anteriormente, los KPI son indicadores clave de rendimiento que están íntimamente relacionados con los objetivos de la empresa. La calidad del desarrollo de objetivos es el requisito principal para el sistema KPI. Los objetivos se pueden formar de acuerdo con diferentes principios, pero uno de los más populares en el entorno de recursos humanos es el concepto SMART. Significa "específico" (específico), "medible" (medible), "alcanzable" (alcanzable), "relevante para el resultado" (relevante), "limitado en el tiempo" (limitado en el tiempo) y, como resultado, dando KPI elaborados y de calidad.
Ejemplos de objetivos que cumplen estos criterios: "abrir tantos puntos de venta (medibles) (específicos) en una ciudad (relevante) en el primer trimestre (con límite de tiempo)", o "vender tantos boletos aéreos a tales y tal país en tres semanas. Cada objetivo debe dividirse en tareas, que, a su vez, se reducen al nivel de KPI personales (para empleados o departamentos). El número óptimo, según algunos expertos, es 6-8.
Automatización de KPI
Uno de los factores para la implementación exitosa de KPI es la infraestructura tecnológica. Dado que los indicadores clave de rendimiento son un conjunto de indicadores racionales, una computadora hará un muy buen trabajo con ellos. Hay muchas soluciones de software para gestionar los KPI. Las posibilidades disponibles en este tipo de distribuciones son bastante amplias. Primero, es convenientepresentación de información (en forma de gráficos, análisis, documentación) sobre los procesos asociados a los KPI. ¿Qué da? Principalmente, la unidad de percepción de datos, reduciendo la probabilidad de mala interpretación de los números. En segundo lugar, es la automatización de la recopilación y cálculo de indicadores de desempeño. En tercer lugar, este es un análisis multidimensional (con volúmenes muy grandes de números), que será difícil de realizar para una persona sin un programa. Cuarto (en presencia de una infraestructura de red), es el intercambio de información entre empleados individuales y el establecimiento de canales de retroalimentación "jefe-subordinado".
